Hướng dẫn, thủ thuật về Thủ thuật văn phòng

Đã bao giờ bạn thực hiện soạn thảo trên Word đến khi đầy chữ 1 trang mới chuyển sang trang khác chưa nào. Mình cũng đã từng bị như vậy, thế nhưng Word có 1 tính năng ngắt trang rất tiện lợi để chuyển sang trang khác nhanh chóng. Hãy cùng mình tìm hiểu cách ngắt trang trong Word nhanh chóng tại bài viết này nhé!

Bài viết được thực hiện trên laptop hệ điều hành Windows với phiên bản Word 2016, ngoài ra bạn cũng có thể thực hiện trên các phiên bản Word 2007, 2010, 2013, 2019 và cả trên MacOS với thao tác tương tự.

I. Ngắt trang là gì? Khi nào cần ngắt trang trong Word

Ngắt trang hay Page Break là 1 thủ thuật trong Word, có thể giúp bạn xuống 1 trang mới 1 cách nhanh chóng thay vì viết xong 1 trang rồi mới xuống trang khác.

Những trường hợp cần ngắt trang:

• Khi đã soạn thảo xong nội dung trên 1 trang mà vẫn còn dư hàng trống.
• Khi muốn ngắt trang để chèn hình, bảng biểu mà không làm nhảy chữ trong trang.
• Khi soạn thảo văn bản, khóa luận tốt nghiệp thì ngắt trang là 1 điều không thể thiếu cho từng phần.

II. Cách ngắt trang chủ động trong Word

• Việc ngắt trang chủ động trong Word có thể giúp bạn chủ động được thời gian và lúc nào bạn muốn ngắt trang thì sẽ ngắt được.
• Các cách dưới đây sẽ giúp bạn ngắt trang ở bất kỳ vị trí nào mà bạn muốn.

1. Cách ngắt trang tự động bằng phím tắt trong Word

Cách này sử dụng phím tắt để ngắt trang có thể tiết kiệm nhiều thời gian cho bạn và cũng trông chuyên nghiệp hơn nữa đấy!!

Bước 1: Soạn thảo văn bản bình thường đến khi xuống 1 dòng trống.

Soạn thảo văn bản bình thường đến khi xuống 1 dòng trống

Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter để ngắt trang trong Word.

Xem ngay trọn bộ phần mềm chính hãng, sử dụng an toàn chỉ có tại Thế Giới Di Động:

2. Cách ngắt trang bằng chuột trong Word

Nếu bạn không thích sử dụng phím tắt vì quá khó nhớ vị trí và cách bấm thì bạn có thể thử cách dùng chuột này nhé!

Bước 1: Đưa con trỏ chuột đến vị trí muốn ngắt trang > Nhấn chuột phải > Chọn Paragraph.

Nhấn chuột phải > Chọn Paragraph" data-cke-saved-src="//cdn.tgdd.vn/hoi-dap/1392002/4-cach-ngat-trang-trong-word-nhanh-chong-cho-moi-phien-ban-2.jpg">

Đưa con trỏ chuột đến vị trí muốn ngắt trang > Nhấn chuột phải > Chọn Paragraph

Bước 2: Ở hộp thoại hiện lên > Chọn tab Line and Page Breaks.

Chọn tab Line and Page Breaks" data-cke-saved-src="//cdn.tgdd.vn/hoi-dap/1392002/4-cach-ngat-trang-trong-word-nhanh-chong-cho-moi-phien-ban-3.jpg">

Ở hộp thoại hiện lên > Chọn tab Line and Page Breaks

Bước 3: Tích vào ô Page break before > Nhấn OK để ngắt trang trong Word.

Nhấn OK để ngắt trang trong Word" data-cke-saved-src="//cdn.tgdd.vn/hoi-dap/1392002/4-cach-ngat-trang-trong-word-nhanh-chong-cho-moi-phien-ban-4.jpg">

Tích vào ô Page break before > Nhấn OK để ngắt trang trong Word

3. Cách ngắt trang bằng lệnh Page Break trong Word

• Cách này thì khá phức tạp hơn xíu vì bạn phải thao tác trên thanh Ribbon với nhiều bước khác nhau.
• Nếu bạn không có thanh Ribbon thì đừng lo lắng, hãy tham khảo cách hiện thanh Ribbon trong Word để bật thanh Ribbon lại nhé!

Bước 1: Soạn thảo văn bản bình thường đến khi xuống 1 dòng trống.

Soạn thảo văn bản bình thường đến khi xuống 1 dòng trống

Bước 2: Chọn thẻ Insert > Ở phần Pages > Chọn Page Break để ngắt trang trong Word.

Ở phần Pages > Chọn Page Break để ngắt trang trong Word" data-cke-saved-src="//cdn.tgdd.vn/hoi-dap/1392002/4-cach-ngat-trang-trong-word-nhanh-chong-cho-moi-phien-ban-6.jpg">

Chọn thẻ Insert > Ở phần Pages > Chọn Page Break để ngắt trang trong Word

III. Cách ngắt trang bị động trong Word

Cách ngắt trang bị động này chính là khi bạn soạn thảo văn bản đến dòng cuối cùng của trang thì bạn sẽ được Word chuyển sang 1 trang mới để tiếp tục soạn thảo văn bản.

Cách ngắt trang bị động trong Word

IV. Cách để bỏ ngắt trang trong Word

1. Bỏ ngắt trang bằng cách thủ công

Ở cách này bạn chỉ có thể bỏ từng phần ngắt trang 1, thường được áp dụng cho các văn bản có ít dữ liệu và ít trang.

Bước 1: Mở file Word cần bỏ ngắt trang > Chọn thẻ Home.

Chọn thẻ Home" data-cke-saved-src="//cdn.tgdd.vn/hoi-dap/1392002/4-cach-ngat-trang-trong-word-nhanh-chong-cho-moi-phien-ban-8.jpg">

Mở file Word cần bỏ ngắt trang > Chọn thẻ Home

Bước 2: Đi đến phần Paragraph > Nhấp chọn vào ký tự Show/Hide .

Nhấp chọn vào ký tự Show/Hide" data-cke-saved-src="//cdn.tgdd.vn/hoi-dap/1392002/4-cach-ngat-trang-trong-word-nhanh-chong-cho-moi-phien-ban-9.jpg">

Đi đến phần Paragraph > Nhấp chọn vào ký tự Show/Hide

Bước 3: Tìm đến các vị trí bị ngắt trang giống trong hình > Nhấn Delete để bỏ ngắt trang.

Mẹo: Bạn phải để con trỏ chuột ở ký tự cuối của phần văn bản phía trên lúc ngắt trang thì mới có thể bỏ được ngắt trang nhé!

2. Bỏ ngắt trang hàng loạt trong Word

Cách này sẽ giúp cho bạn bỏ nhiều ngắt trang cùng 1 lúc mà không mất nhiều thời gian. Thường được sử dụng cho các file Word có nhiều trang dữ liệu.

Bước 1: Mở file Word cần bỏ ngắt trang > Chọn thẻ Home.

Chọn thẻ Home" data-cke-saved-src="//cdn.tgdd.vn/hoi-dap/1392002/4-cach-ngat-trang-trong-word-nhanh-chong-cho-moi-phien-ban-10.jpg">

Mở file Word cần bỏ ngắt trang > Chọn thẻ Home

Bước 2: Đi đến phần Paragraph > Nhấp chọn vào ký tự Show/Hide.

Nhấp chọn vào ký tự Show/Hide" data-cke-saved-src="//cdn.tgdd.vn/hoi-dap/1392002/4-cach-ngat-trang-trong-word-nhanh-chong-cho-moi-phien-ban-11.jpg">

Đi đến phần Paragraph > Nhấp chọn vào ký tự Show/Hide

Bước 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace.

Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace

Bước 4: Chọn mục Find what > Chọn More.

Chọn More" data-cke-saved-src="//cdn.tgdd.vn/hoi-dap/1392002/4-cach-ngat-trang-trong-word-nhanh-chong-cho-moi-phien-ban-13.jpg">

Chọn mục Find what > Chọn More

Bước 5: Nhấn vào Special > Chọn mục Manuel Page Breaks.

Chọn mục Manuel Page Breaks" data-cke-saved-src="//cdn.tgdd.vn/hoi-dap/1392002/4-cach-ngat-trang-trong-word-nhanh-chong-cho-moi-phien-ban-14.jpg">

Nhấn vào Special > Chọn mục Manuel Page Breaks

Bước 6: Sau khi chọn xong ở phần Find what sẽ hiển thị ký hiệu "^m".

Sau khi chọn xong ở phần Find what sẽ hiển thị ký hiệu

Bước 7: Phần Replace with bỏ trống.

Phần Replace with bỏ trống

Bước 8: Nhấn Replace All để loại bỏ toàn bộ ngắt trang trong Word.

Nhấn Replace All để loại bỏ toàn bộ ngắt trang trong Word

3. Cách điều chỉnh dấu ngắt trang tự động xuất hiện trong Word

Cách này sẽ giúp cho bạn kiểm soát được việc ngắt trang và vị trí sẽ được ngắt trang trong văn bản đang soạn thảo trên Word.

Bước 1: Mở file Word cần bỏ ngắt trang > Chọn thẻ Home.

Chọn thẻ Home" data-cke-saved-src="//cdn.tgdd.vn/hoi-dap/1392002/4-cach-ngat-trang-trong-word-nhanh-chong-cho-moi-phien-ban-14.jpg">

Mở file Word cần bỏ ngắt trang > Chọn thẻ Home

Bước 2: Đi đến phần Paragraph > Nhấp vào mũi tên hướng xuống ở góc.

Nhấp vào mũi tên hướng xuống ở góc" data-cke-saved-src="//cdn.tgdd.vn/hoi-dap/1392002/4-cach-ngat-trang-trong-word-nhanh-chong-cho-moi-phien-ban-15.jpg">

Đi đến phần Paragraph > Nhấp vào mũi tên hướng xuống ở góc

Bước 3: Chọn tab Line and Page Break.

Chọn tab Line and Page Break

Bước 4: Chọn 1 trong các lựa chọn sau:

• Widow/Orphan control: Đặt ít nhất 2 dòng của đoạn văn vào đầu hoặc cuối văn bản.
• Keep with next: Bỏ dấu ngắt giữa các đoạn văn mà bạn muốn giữ gần nhau.
• Keep lines together: Không cho phép dấu ngắt trang xuất hiện giữa đoạn văn.
• Keep break before: Cho phép thêm dấu ngắt trang ở trước 1 đoạn văn.

Chọn 1 trong các lựa chọn

Bước 5: Sau khi lựa chọn xong bạn nhấn OK để hoàn thành thiết lập ngắt trang tự động trong Word.

Sau khi lựa chọn xong bạn nhấn OK

V. Cách xóa 1 trang trắng trong Word

Việc ngắt trang có thể dẫn đến nhiều trang trống xuất hiện trong văn bản từ lúc nào không hay, vậy nên việc xóa 1 trang trắng trong Word là 1 việc rất cần thiết.

Mình có 1 bài viết về cách xóa trang trắng trong Word rất phù hợp với trường hợp này. Bạn có thể tham khảo tại link bên dưới.