11 loại chứng từ xuất nhập khẩu mà dân ngành Logistics phải biết

Cập nhật lần cuối vào 21/10/2022

Việt Nam đã trở thành một trong những thành viên thuộc tổ chức thương mại thế giới (WTO) (năm 2006). Điều này chính là bước ngoặt lớn giúp việc giao thương hàng hóa của Việt Nam trở nên dễ dàng hơn. Như đã biết, việc xuất nhập khẩu rất quan trọng đối với các nước phát triển và đang phát triển. Theo tạp chí cộng sản: “ Cán cân thương mại được cải thiện rõ nét, từ mức 14,2 tỷ USD năm 2007 và 3,7 tỷ USD năm 2015, đã ghi nhận mức xuất siêu kỷ lục - gần 20 tỷ USD năm 2020”.

Và để xuất - nhập khẩu diễn ra thuận lợi thì nhà xuất khẩu phải xây dựng được bộ chứng từ. Người nhập khẩu phải có khả năng kiểm tra chứng từ. Tóm lại, là người trong ngành Logistics thì chúng ta phải nắm rõ bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Để dễ dàng trong việc xuất nhập.

Vậy chứng từ xuất nhập khẩu yêu cầu những gì và cách sử dụng chứng từ xuất nhập khẩu ra sao? Vậy thì hôm nay chúng ta cùng theo dõi bài viết hôm nay.

1. Chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Nói một cách đơn giản, chứng từ xuất nhập khẩu giống. Như hộ chiếu cho hàng hóa, có thể được xác định và thông quan qua cửa khẩu, cảng. Bộ chứng từ này chính là cơ sở cho việc thanh toán, khiếu nại về hàng hóa; giúp xác nhận bạn đã giao và nhận hàng, vận tải hàng và làm thủ tục hải quan.

Điều này phụ thuộc vào vào vai trò bạn là người bán hay người mua. Để có thể chuẩn bị những giấy tờ khác nhau. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu khác với bộ hồ sơ hải quan. Do vậy, để doanh nghiệp hay công ty của bạn có thể xuất khẩu hay nhập khẩu một lô hàng nào đó. Thì quá trình để chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ và chính xác là vô cùng cần thiết và quan trọng

Đọc thêm bài viết: Forwarder và 5 bí mật.

2. Các loại chứng từ xuất nhập khẩu:

2.1 Chứng từ xuất nhập khẩu - hoá đơn thương mại:

Đối với hóa đơn thương mại của chứng từ xuất nhập khẩu viết tắt là INV (Commercial Invoice). Đây được xem là một chứng từ cơ bản của nghiệp vụ thanh toán. Do vậy, hóa đơn thương mại yêu cầu người mua sẽ phải thanh toán đúng số tiền như trên hóa đơn.

Thêm vào đó, nội dung phải nêu rõ đặc điểm của hàng hóa, giá trị và đơn giá cho loại hàng hoá đó,…Trị giá của hóa đơn có thể không giống như giá trị của hợp đồng. Do vậy, hóa đơn thường được lập nên rất nhiều bản và được dùng trong nhiều tình huống khác nhau.

2.2 Chứng từ xuất nhập khẩu - Hóa đơn cho hàng không thanh toán:

Hóa đơn cho hàng không thanh toán được viết tắt NCV (No Commercial Value). Như chúng ta được biết thì hàng hóa khi qua biên giới thì phải có hóa đơn đi chung. Đây là loại chứng từ cho thấy giá trị của hàng hóa (dù đây mặt hàng tặng, cho, biếu hay thuê, mượn…). Người nhận không cần phải trả tiền cho hàng hóa này và cần phải có hóa đơn do người gửi phát hành trình cho hải quan.

Thêm vào đó, các lô hàng không thanh toán thì phải có chú thích rõ ràng như “No commercial value” (tức không có giá trị thương mại) hoặc “No commercial value. Value shown for customs purpose only” (Hóa đơn không có giá trị thương mại. Giá trị thể hiện chỉ để để khai báo hải quan).

Đặc biệt: Dù là lô hàng “không có giá trị thương mại” nhưng các chi phí phát sinh về thuế vẫn phải chịu.

2.3 Chứng từ xuất nhập khẩu - Phiếu đóng gói:

Phiếu đóng gói được viết tắt P/L (Packing List). Đây là bản kê khai tất cả hàng hóa của kiện hàng. Thêm vào đó, phiếu đóng gói được lập với nội dung đóng gói hàng hóa bao gồm: tên hàng, tên số hiệu, số hiệu hợp đồng, ngày bốc hàng…

Thêm vào đó, ngoài phiếu đóng gói dạng phổ thông thì còn có các loại phiếu sau:+Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list): có tiêu đề và nội dung tương đối chi tiết.

+ Phiếu đóng gói trung lập (Neutral packing list): nội dung không chỉ ra tên người bán.

+ Phiếu đóng gói kiêm bản kê trọng lượng (Packing and Weight list).

2.4 Chứng từ xuất nhập khẩu - Vận đơn đường biển:

Vận đơn đường biển có kí hiệu B/L (Bill Of Lading và Airway Bill). Đây là loại chứng từ do chính người vận tải hoặc người giao nhận phát hành cho chính người gửi. ể xác định quyền sở hữu đối với hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Đây cũng được xem là căn cứ thanh toán của người nhập khẩu. Đối với vận đơn đường biển này còn cho biết thêm những thông tin quan trọng về ngày, lô hàng được bốc lên tàu và cả thông tin để liên hệ cho việc giải phóng hàng tại cảng đến.

2.5 Chứng từ xuất nhập khẩu - Vận đơn đường hàng không.

Vận đơn đường hàng không được ký hiệu là AWB (Airway Bill). Đây là loại chứng từ do chính người vận tải hoặc người giao nhận phát hành, dành cho chính người gửi để xác định quyền sở hữu đối với hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Đây cũng được xem là căn cứ thanh toán của người nhập khẩu. Đối với vận đơn đường hàng không còn cho biết những thông tin quan trọng về ngày khởi hành và cả thông tin để liên hệ cho việc giải phóng hàng tại sân bay đến.

2.6 Chứng từ xuất nhập khẩu - Giấy chứng nhận xuất xứ:

Giấy chứng nhận xuất xứ có ký hiệu C/O (Certificate Of Origin). Đây là loại chứng từ xác định nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, được cơ quan có thẩm quyền tại quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nào đó cấp dựa trên các quy định và các quy tắc. Thêm vào đó, loại chứng từ này rất quan trọng đối với những người chủ hàng. Vì loại chứng từ này sẽ giúp họ được hưởng thuế ưu đãi hoặc là được giảm thuế.

2.7 Chứng từ xuất nhập khẩu - Giấy chứng nhận chất lượng:

Giấy chứng nhận chất lượng có ký hiệu C/Q (Certificate Of Quality). Đây là loại chứng từ xác nhận về chất lượng của hàng hóa thực tại để giao và chứng minh được chất lượng hàng hóa phù hợp với các điều kiện trong hợp đồng. Thêm vào đó, nếu trong hợp đồng không có quy định gì khác, thì giấy chứng nhận chất lượng có thể do bên xưởng hoặc bên nhà xí nghiệp sản xuất hàng hóa cung cấp. Bên cạnh đó, cũng có thể do cơ quan kiểm nghiệm hàng xuất khẩu cấp.

Giấy chứng nhận chất lượng có hai loại:

+ Giấy chứng nhận phẩm chất thông thường.

+ Giấy chứng nhận phẩm chất cuối cùng (Final certificate): có tác dụng khẳng định rằng kết quả của việc kiểm tra phẩm chất ở một địa điểm nào đó do cả hai bên thỏa thuận với nhau.

2.8 Chứng từ xuất nhập khẩu - Giấy chứng nhận kiểm dịch:

Giấy chứng nhận kiểm dịch (hay Phytosanitary Certificate). Các hàng hóa liên quan đến hoặc có nguồn gốc từ các động thực vật sẽ phải thực hiện kiểm dịch. Nhằm để đảm bảo an toàn cho nước nhập khẩu. Do vậy, chứng từ này sẽ do cơ quan kiểm dịch cấp để xác định rằng lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch.

2.9 Chứng từ xuất nhập khẩu - Chứng từ bảo hiểm:

Chứng từ bảo hiểm (Insurance Policy). Đây là loại chứng từ có thể chỉ ra hàng hóa đã mua bảo hiểm hay chưa? Để khi gặp sự cố hoặc có tổn thất xảy ra sẽ được bảo hiểm bồi thường. Do vậy, chứng từ bảo hiểm sẽ gồm 2 loại:+ Giấy chứng nhận bảo hiểm.+ Đơn bảo hiểm.Trên thực tế rất ít chủ hàng hóa mua để tiết kiệm chi phí.

2.10 Chứng từ xuất nhập khẩu - Giấy chứng nhận hun trùng:

Giấy chứng nhận hun trùng (tiếng anh là Fumigation Certificate). Khi chúng ta xuất khẩu các hàng có nguồn gốc hữu cơ và gỗ (ví dụ như tre, thủ công mỹ nghệ, tiêu, cà phê…) thường yêu cầu xử lý bằng hóa chất để tránh quá trình vận chuyển phát sinh mối, mốc, côn trùng. Do vậy, để chứng nhận hàng hóa đã được xử lý hun trùng thì hầu hết các nhà xuất khẩu phải xuất trình giấy chứng nhận.

2.11 Chứng từ xuất nhập khẩu - Chứng từ đối với hóa chất, mỹ phẩm:

Chứng từ đối với hóa chất, mỹ phẩm được ký hiệu MSDS (Material Safety Data Sheet). Đây là hàng hóa có thể gây nguy hiểm trong quá trình vận chuyển. Do vậy trong hồ sơ hải quan nên có kèm theo MSDS để xác định rằng loại chứng từ này đã được nhà nhập khẩu chấp nhận.

Đọc thêm bài viết: 4 vị trí về logistics mà bạn cần biết

3. Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan:

Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa.

Trước khi tiến hành làm các thủ tục hải quan để xuất hay nhập khẩu hàng hóa. Bạn nên chuẩn bị trước các loại chứng từ cần thiết bằng cách in và điền đầy đủ các thông tin cần thiết. Bạn nên kiểm tra kỹ lưỡng và chỉnh sửa các chỗ chưa hợp lý về hình thức, lỗi đánh máy hay thậm chí font chữ…

Bạn có thể gửi các chứng từ cũng như các thông tin cần thiết đến nơi nhận bằng hình thức trực tuyến. Do vậy, để có thể gửi theo hình thức trực tuyến, đơn vị của bạn cần phải đăng ký và mua chữ ký số.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng dịch vụ thủ tục hải quan hoặc xuất nhập khẩu trọn gói. Các dịch vụ này thường sẽ đăng ký miễn phí và nhanh chóng cho bạn.

Bước 2: Cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS

Các công ty công nghệ nổi tiếng tại Việt Nam như Công ty TNHH Hệ thống thông tin FPS FPT, Công ty TNHH phát triển Công nghệ Thái Sơn, Công ty Cổ phần TS24…

Bước 3: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Khi hàng hóa cần phải kiểm tra chuyên ngành, bạn cần phải hoàn tất mọi thủ tục, nộp hồ sơ và khai báo với cơ quan theo như kiểm tra theo quy định. Ngược lại, bạn có thể bỏ qua bước này.

Bước 4: Khai và truyền tờ khai hải quan

Khi bạn có phần mềm khai hải quan bạn chỉ cần nhập các thông tin, số liệu của lô hàng. Tiếp theo, bạn cần xem các hướng dẫn cách lên tờ khai mà Công ty cung cấp cũng như phần mềm như thế nào để thực hiện cho thật chính xác, tránh xảy ra sai sót.

Bước 5: Lấy lệnh giao hàng

Là loại chứng từ bên công ty vận chuyển phát hành nhằm lưu hàng hóa và giao hàng đến người nhận. Đây được xem là loại chứng từ rất quan trọng để có thể làm thủ tục ở cảng khi kiểm hàng hóa, chuyển hàng và lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành.

Bước 6: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan

Cần lưu ý xem tờ khai luồng xanh, tờ khai luồng vàng hay tờ khai luồng đỏ. Để thực hiện theo đúng thủ tục hải quan theo như đã quy định.

(Tờ khai luồng xanh là loại tờ khai hệ thống đã được thông quan. Bạn cần phải nộp thuế cũng như đến hải quan để có thể giám sát, hoàn tất các thủ tục. Tờ khai luồng vàng là loại tờ khai hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy. Tờ khai luồng đỏ là loại tờ khai hải quan kiểm tra bộ hồ sơ giấy, sau đó kiểm tra hàng hóa thực tế.)

Bước 7: Làm thủ tục tại Chi cục Hải quan

Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể nhờ bên dịch vụ khai báo hải quan hoặc bên xuất nhập khẩu để thực hiện - vừa tiết kiệm chi phí và các thủ tục hoàn thiện nhanh chóng.

4. Lưu ý khi làm thủ tục chứng từ xuất nhập khẩu:

Khi làm chứng từ xuất nhập khẩu phải làm thật chính xác và đẹp. Ngoài ra, để có được bộ chứng từ hoàn hảo thì ngay từ lúc ban đầu bạn cần phải có sự thống nhất trong sự trao đổi thông tin và thoả thuận nội dung để chứng từ được chính xác. Và để đạt được sự thuận lợi suôn sẻ và có lợi cho doanh nghiệp

Tóm lại, các quy định và quy trình làm về chứng từ xuất nhập khẩu không khó như bạn tưởng. Điều bạn cần lưu ý nhất là chúng ta nên thực hiện theo đúng những yêu cầu cũng như chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ theo như quy định của nhà nước. Do vậy bạn cần phải chuẩn bị tất tần tật để tránh gặp sai sót.