Hướng dẫn viết thư “đúng người, đúng thời điểm”

Bạn muốn viết một bức thư xin việc, hí hoáy viết rồi xóa mà vẫn chưa xong. Bạn muốn gửi bản thảo đến Nhà xuất bản, loay hoay chẳng biết viết lời chào thế nào. Vậy thì hướng dẫn viết thư dưới đây có thể giúp bạn gỡ rối đấy! Thật ra viết thư không khó nếu như bạn nắm được những quy tắc “đúng người, đúng thời điểm”.

Thế nào là đúng người?

Ở trong các chương trình viết dạy kèm cặp 1:1, mình thường nói với các học viên cần phải xác định đối tượng độc giả hướng đến để viết nội dung sao cho hiệu quả. Ví dụ với đối tượng độc giả lớn tuổi hoặc độc giả là mẹ bỉm sữa thì cần phải viết như thế nào, dùng giọng điệu ra sao. Với viết thư cũng tương tự. Việc xác định được đối tượng nhận thư sẽ giúp bạn chọn cách xưng hô phù hợp. Thậm chí có nhiều người đã phải đau đầu suy nghĩ làm thế nào chọn lời chào đầu thư phù hợp. Chào như thế nào mới đúng?

Sẽ có 3 nhóm đối tượng nhận thư bao gồm: Người đã quen biết, người chưa từng gặp và một tổ chức không có người nhận cụ thể.

- Đối với người đã quen biết, bạn xưng hô trong thư như khi nói chuyện. Ví dụ “Kính gửi cô giáo A”, “Bạn học B thân mến”, “Xin chào anh C”,…

- Với những người chưa gặp, bạn có thể dựa vào học hàm, tuổi tác, vị trí xã hội mà chọn cách xưng hô phù hợp. Ví dụ “Kính gửi hiệu trưởng D”, “Thân gửi tác giả E”,…

- Trường hợp là một tổ chức không có người nhận cụ thể. Chẳng hạn như khi mình gửi bản thảo sách Nằm nghe gió thổi sau hè đến Nhà xuất bản hoặc gửi thư cho một doanh nghiệp, mình sẽ gọi chức danh của người thuộc bộ phận tiếp nhận thư. Ví dụ: “Kính gửi Ban biên tập X”, “Kính gửi Bộ phận kế toán công ty Y”,…

Một số lời chào thường được sử dụng trong viết thư:

Ở lời chào đầu thư, thông thường chúng ta sẽ viết “Kính gửi A” hay “B thân mến”,…Tuy nhiên làm sao phân biệt khi nào thì “kính gửi” khi nào dùng “thân mến”? Để sử dụng kính ngữ, bạn có thể dựa vào:

- Vai vế, quan hệ xã hội.

- Tuổi tác.

- Giới tính.

- Mức độ thân thiết.

Từ đó bạn có thể lựa chọn những lời chào đầu - cuối thư:

- Kính gửi - Trân trọng: Mang sắc thái trang trọng, lễ phép, tôn nghiêm.

- Thân gửi - Thân mến, thân ái: Thể hiện sự gần gũi, thân mật.

- Thân mến - Thương mến: Mang màu sắc ngọt ngào, thân thiết.

- Chào - Tạm biệt: Thể hiện sự phóng khoáng.

Thế nào là đúng thời điểm?

Thông thường có 2 mục đích viết thư: đề nghị một việc gì đó (chủ động) hoặc phản hồi một lá thư nhận được (bị động).

- Chủ động: Thư xin việc, thư thăm hỏi, thư chúc mừng,…

- Bị động: Phản hồi lời mời phỏng vấn, thư cảm ơn,…

Ở trường hợp viết thư chủ động, đó là lúc bạn viết thư xin việc, thăm hỏi, chúc mừng. Như đã gợi ý ở trên, bạn có thể dựa vào vai vế xã hội, giới tính, chức vụ,… để xưng hô cho phù hợp.

Đối với thư bị động (thư trả lời), việc lựa chọn lời chào dễ hơn rất nhiều. Bạn chỉ cần dựa vào lời chào hỏi, xưng hô của người gửi để quá trình giao tiếp qua thư đạt hiệu quả.

Dù viết theo cách nào thì trong mỗi lá thư đều chất chứa nhiều điều bạn muốn nói. Là tìm kiếm cơ hội hay gửi lời hồi đáp thể hiện tôn trọng dành cho người gửi. Nhìn chung, bạn vẫn phải làm những công việc viết một bức thư thông thường. Cấu trúc một bức thư gồm có:

- Phần đầu: Địa điểm (where), thời gian (when), người nhận (who).

- Phần nội dung chính: Giới thiệu về bạn, mục đích, lý do viết bức thư này (why), thư viết về điều gì (what), giải thích ngắn gọn về nội dung chính bạn muốn trao đổi (how).

- Phần cuối: Lời chúc, lời cảm ơn và chữ ký. Nếu muốn được hồi đáp, hãy nói với người nhận thư bạn mong nhận được phản hồi từ họ.

Bài viết liên quan:

Cách phát hiện ý tưởng viết thú vị từ cuộc sống

Làm thế nào để viết những gì mình không biết?

15 ý tưởng viết bài đánh tan nỗi lo không biết viết gì

Mình đã viết sách nằm nghe gió thổi sau hè như thế nào?

Một vài lưu ý khi viết thư điện tử (email)

Viết thư tay (thư giấy) và thư điện tử (email) là hai hình thức viết thư phổ biến hiện nay. Tuy nhiên dù là viết thông qua nền tảng nào bạn cũng cần phải nhớ rõ quy tắc 5W1H và áp dụng nó.

Một bức thư không nên quá dài, đặc biệt khi bạn gửi thư điện tử. Không một nhà tuyển dụng nào muốn đọc một nội dung dài hàng nghìn chữ chỉ trong thư xin việc. Một vài hướng dẫn viết thư điện tử bạn cần nên tham khảo:

Cô đọng, súc tích

Đừng viết quá dài hay quá ngắn, mà lượng thông tin trong thư phải vừa đủ để người nhận thư biết bạn muốn nói gì. Để làm được điều này, hãy tập thói quen viết ngắn bằng cách biên tập lại các bài viết dài hoặc tập viết mỗi ngày.

Đúng và đủ thông tin

Bạn sẽ thế nào nếu một sáng thức giấc và nhận 2, 3 email của một bạn nào đó chỉ để hỏi một thông tin họ đọc trên mạng? Đừng để mình biến thành một phiên bản như thế nhé! Hãy gạch những nội dung mà bạn muốn hỏi và cho vào trong một bức thư.

Nên tùy chỉnh định dạng

Nếu thư có nhiều vấn đề cần nói đến, bạn có thể viết theo dạng danh sách bằng cách đánh số thứ tự, gạch đầu dòng. Đối với những thông tin quan trọng, bạn có thể tùy chỉnh định dạng như in đậm/in nghiêng/bôi đen,..

Nên chèn liên kết

Thay vì gửi cho người nhận một đường dẫn url dài chưa được rút gọn, bạn có thể sử dụng tính năng chèn liên kết để bức thư khoa học và gọn gàng hơn. Đồng thời thể hiện sự chỉn chu và chuyên nghiệp.

Viết thư thì ai cũng biết nhưng làm sao viết cho chuẩn, đúng người đúng thời điểm thì không phải ai cũng làm được. Đừng quên chia sẻ hướng dẫn viết thư trên đây để mọi người cùng thực hành nhé! Nếu bạn còn ngần ngại viết thư cho một ai đó, có thể thực hành bài tập dưới đây.

Bài tập: Hãy viết một lá thư (thư điện tử) thăm hỏi thầy (cô giáo) cũ đã lâu rồi bạn chưa gặp lại và chia sẻ về tình hình của bạn hiện nay. Nếu bạn cần góp ý cho bài viết, đừng ngần ngại đăng bài viết trong cộng động Ngày đẹp trời để viết nha, mình sẽ góp ý cho bạn.